هدف از برگزاری این جلسات  بررسی عملکرد کاروان ها در امور اجرایی حج 99 و پیگیری برنامه ها و فعالیت های کاروان ها در اوضاع حاضر و  برنامه ریزی های کاروان برای حج ۱۴۰۰ می باشد.
در این جلسات اقدامات و فرآیندها مورد آسیب شناسی قرار می گیرد و در مورد متغیرهای مختلف،ساختار جمعیتی کاروان، امور فرهنگی کاروان، اقدامات آموزشی کاروان، وضعیت سلامت زائران، ارتباطات با زائران، امور مالی و هزینه ها، انتظارات قانونی و اجرایی منظم از کاروان، بحث و تبادل نظر می شود.
و از نظرات و پیشنهادات افراد مجرب و با تجربه در خصوص حج از جمله افرادی چون آقای نادر فضل الهی، متخصص حوزه حج و برنامه های فرهنگی، آقای دکتر عباس قنبری مسئول آموزش استان و دیگر پیشکسوتان حج نیز به عنوان مدعوین ویژه استفاده می گردد.