اولین جلسه همایش تغذیه و تدارکات سفرهای زیارتی در تاریخ هفتم مهر ماه در محل مدیریت حج و زیارت با ریاست جناب آقای احدی دبیر اجرایی همایش و سایر اعضای کمیته تشکیل گردید، در ابتدای جلسه آقای احدی ضمن تبریک هفته نیروی انتظامی از اینکه این امر مهم به استان زنجان محول گردیده است ابراز خرسندی نموده و اذعان داشتند که بنیان این کمیته ابتدا به ساکن از این استان کلید میخورد، ایشان عنوان کردند که تغذیه زائران همانند سایر امور سازمان حج و زیارت امر بسیار مهمی است که ابعاد مختلف آن باید بصورت فنی و علمی بررسی گردد تا بتوان عوامل تاثیر گذار را احصاء کرده و نقاط ضعف و قوت کار بررسی گردیده تا بتوان بصورت زیر ساختی کیفیت کار را در تمامی مراحل زنجیره تدارکات و تغذیه از قرارداد خرید تا پخت و سرو غذا و جذب کالری و ویتامین مورد نیاز زائران بالا ببریم. برای همین موضوع پیشنهاد دادند اعضای کمیته بصورت تخصصی تعیین کردند علاوه بر این تاکید بر انجام فرآیند کار بصورت علمی داشتند که در همین راستا مقرر کردند با همکاری دانشگاهیان ضمن تبادل نظر، از سایتهای علمی نیز بهره ببرند. پس از آن حاضران جلسه خانم دکتر اشرفی معاون پژوهشی دانشگاه زنجان و آقایان محمدپور، سلیمی، محمدلو، دکتر قنبری مدیر آموزش حج و زیارت و دکتر بازرگان معاون پژوهشی دانشگاه آزاد اسلامی زنجان و دیگر اعضای کمیته آموزش هر کدام به بحث و تبادل نظر پرداختند. بر اساس تصمیمات کمیته مصوب گردید؛ خانم اشرفی نماینده دانشگاه زنجان و آقای قنبری نماینده دانشگاه آزاد واحد زنجان بعنوان رابط در راه اندازی سامانه پنل و سایت همایش همفکری نمایند و نیز اساتید متخصص در امور تغذیه دانشگاه زنجان را جهت همکاری و داوری مقالات و همکاری در کمیته علمی معرفی نمایند. همچنین مقرر گردید؛ با ستاد و مدیریت استانها هماهنگی کرده و تمامی کارگزاران استانها و دانشگاهیان سایر استانها در کنار اساتید و کارگزاران استان زنجان در چاپ مقاله و مطالب مرتبط با موضوع و همچنین برای مستند سازی تجربیات خود اقدام نمایند. تا نهایتا بتوان با بازخورد گیری از فرآیند انجام کار در بلند مدت فرآیند تغذیه زائران را به بالاترین حد کیفت رسانید.